30.10.2023
Politique de confidentialité
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
La présente politique vise à définir les droits et obligations de notre entreprise, de nos employés, de nos clients et des utilisateurs de notre site Internet relativement à la protection des renseignements personnels.
1.VOTRE RESPONSABILITÉ
Il est de votre responsabilité, en tout qu’utilisateur du présent site, de lire la présente politique de confidentialité avant de nous confier vos renseignements personnels.
Si vous n’y adhérez pas ou que vous êtes en désaccord avec ce qu’elle prévoit, vous devriez éviter ou cesser, le cas échéant, de nous transmettre vos renseignements personnels. Dans cette éventualité, si vous nous avez déjà transmis des renseignements personnels vous concernant, nous vous invitons à communiquer avec nous dès que possible afin de nous informer du retrait de votre consentement et que nous puissions appliquer les mesures requises à l’égard de vos renseignements personnels.
Autrement, nous comprenons que vous consentez à ce que nous utilisions ou communiquions les renseignements que vous nous transmettez conformément à la présente politique de confidentialité.
2.NOTRE ENGAGEMENT
Desrosiers Hébert Avocats s’engage à appliquer les mesures de sécurité nécessaires et à mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion afin de protéger la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont confiés. Nous nous engageons en ce sens à veiller en tout temps au respect de votre droit à la vie privée.
Cet engagement vaut pour toute la durée du cycle de vie des renseignements personnels, ce qui inclut notamment leur collecte, conservation, leur utilisation, leur communication et leur destruction.
Il implique que nous agissions en tout temps de manière conforme aux lois applicables au Québec, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « la loi »).
Conformément à cette loi, nous veillons à nous assurer d’obtenir votre consentement préalablement à toute collecte de renseignements personnels.
Malgré ce qui précède, dans certaines situations prévues à la loi, nous pouvons utiliser ou communiquer vos renseignements sans avoir au préalable obtenu votre consentement. Soyez assurés que si une telle situation devait se produire, nous procéderons conformément aux exigences de la loi et en respect de vos droits, dont le droit à la vie privée.
3.PERSONNE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Desrosiers Hébert Avocats est Me Jean-Sébastien Hébert.
Me Hébert est responsable de veiller à l’application du cadre législatif applicable en matière de protection des renseignements personnels et au respect de vos droits à l’égard de ceux-ci.
Pour toute question, commentaire ou demande d’informations au sujet de la protection de vos renseignements personnels, ou encore pour formuler une plainte ou faire valoir un droit, nous vous prions d’écrire à : info@desrosiershebert.com.
4.RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne votre personne et qui permet de vous identifier ou de vous reconnaître, que ce soit de manière directe ou indirecte.
Voici certains exemples de renseignements personnels que vous pourriez être appelé à nous fournir :
- Votre nom
- Votre adresse
- Votre adresse courriel
- Votre numéro de téléphone
- Vos renseignements financiers
- Les renseignements sur votre santé
- Votre langue d’usage
- Etc.
Plus le degré d’attente raisonnable en matière de vie privée augmente face à un renseignement et plus les mesures de protection quant à celui-ci doivent être élevées. À cet égard, la loi définit le « renseignement personnel sensible », comme étant un renseignement personnel qui, de par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.
Nous soulignons à cet égard qu’en tout temps, les mesures de sécurité que nous appliquons sont proportionnées au degré de sensibilité des renseignements personnels.
Cela dit, certains renseignements ne sont pas considérés comme des renseignements personnels. Parmi ceux-ci, nous retrouvons les renseignements concernant vos fonctions professionnelles ou d’affaires et ceux étant dotés d’un caractère public en vertu d’une loi.
5.COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dans le cadre de nos activités, nous sommes notamment appelés à collecter les renseignements personnels de nos employés et des employés de nos clients.
La collecte ne vise que les renseignements nécessaires aux fins visées et à l’accomplissement de nos fonctions et la réalisation des mandats qui nous sont confiés.
6.EMPLOYÉS ET CANDIDATS À L’EMPLOI
Lorsque vous nous transmettez votre candidature à l’emploi ou que vous êtes à notre emploi, seuls les renseignements personnels nécessaires sont recueillis, lesquels sont en tout temps utiliser de manière sécuritaire et en conformité avec le cadre législatif applicable.
Pour toutes questions ou commentaires en lien avec notre gestion de vos renseignements personnels à titre d’employé, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
7.CONSERVATION ET DESTRUCTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dans le cadre de nos activités, nous conservons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire à l’atteinte des objectifs visés par leur collective, à l’exception des situations où un délai minimum est requis par la loi.
Lorsque la fin visée par la collecte d’un renseignement personnel est accomplie, il est détruit ou anonymisés dans certains cas de manière sécuritaire et définitive.
Si vous avez des questions quant aux délais de conservation rattachés à vos renseignements personnels ou quant à leur destruction ou leur anonymisation, selon le cas, nous vous invitons à communiquer avec la personne responsable.
8.ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PAR LE PERSONNEL
L’accès à vos renseignements personnels est limité aux personnes qui doivent y avoir accès afin d’accomplir les tâches reliées à leurs fonctions.
Si vous avez des questions relatives aux personnes qui ont accès à vos renseignements personnels au sein de notre cabinet, veuillez communiquez avec la personne responsable.
9.TÉMOINS DE CONNEXION
Notre site Internet est doté de témoins de navigation. Un témoin de navigation (aussi appelé « cookie »), est un élément d’information qui est transmis par le serveur au navigateur lorsque vous visitez notre site Internet.
Ces témoins peuvent être désactivés ou réactivés par les utilisateurs en changeant les préférences dans les paramètres de leur navigateur Internet. Si vous ne souhaitez pas que ces témoins collectent cette information, nous vous invitons à agir en conséquence.
10.COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dans la majorité des situations, nous obtenons votre consentement préalablement à la communication de vos renseignements personnels à un tiers. Toutefois, certaines situations prévues à la loi permettent d’effectuer une communication sans votre consentement. Dans une telle éventualité, nous procédons conformément aux exigences de la loi et en respect de vos droits.
11.COMMUNICATION EN DEHORS DU QUÉBEC
Il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec, notamment si nous devons avoir recours à des fournisseurs de services technologiques ou autres prestataires de services dont les serveurs ne se situent pas dans la province.
Desrosiers Hébert Avocats procède à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise dans les circonstances.
12.PERSONNES MINEURES
Pour être en mesure de nous donner votre consentement à la transmission de vos renseignements personnels, vous devez avoir 14 ans ou plus. Si vous n’avez pas atteint l‘âge de 14 ans, le consentement de votre parent ou tuteur est nécessaire.
13.DROIT DE RETIRER VOTRE CONSENTEMENT
Si vous souhaitez retirer votre consentement à la conservation, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, communiquez avec la personne responsable, laquelle pourra examiner la situation avec vous.
14.DROITS D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION
Sur demande, vous pouvez être informé des renseignements personnels que nous recueillons sur vous.
Vous pouvez également demander à ce que nous vous confirmions l’existence de vos renseignements personnels dans notre base de données et que nous vous communiquions une copie de ceux-ci, le cas échéant. Lorsqu’il est électronique, vous pouvez demander à ce que la copie de votre renseignement personnel vous soit communiquée au moyen d’une transcription écrite et intelligible, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Si vous constatez qu’un renseignement personnel que nous détenons sur vous est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez exiger qu’il soit rectifié.
Lorsque nous procédons à la rectification de renseignements personnels, nous notifions toute personne ou organisation à qui nous avons pu communiquer les renseignements personnels ainsi que celle de qui nous les avons reçus, s’il y a lieu.
Formuler une demande d’accès ou de rectification
- La demande doit être écrite et transmise à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
- Vous devez être en mesure de prouver votre identité.
- Vous pouvez demander et obtenir l’assistance de la personne responsable dans la préparation de votre demande.
Traitement de votre demande
- La personne responsable traite votre demande.
- Une réponse de la personne responsable vous sera transmise dans les trente (30) jours de la réception de la demande écrite.
Frais raisonnables
- L’accès et la rectification de vos renseignements personnels sont gratuits.
- Toutefois, des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ceux-ci. Dans un tel cas, vous serez informé au préalable du montant approximatif des frais applicables.
Refus de la demande
- Lorsque la personne responsable refuse votre demande d’accès ou de rectification, elle vous informe des éléments suivants :
- La disposition légale sur laquelle s’appuie son refus;
- Les recours qui s’offrent à vous en vertu de la loi;
- Les délais dans lesquels les recours peuvent être exercés.
Sur demande, la personne responsable doit vous prêter assistance afin de vous aider à comprendre le refus.
15.TRAITEMENT DES PLAINTES
La personne responsable traite les plaintes.
En cas de plainte, vous devrez fournir votre nom et vos coordonnées afin que la personne responsable soit en mesure de communiquer avec vous.
La personne responsable vous demandera d’exposer les motifs de votre plainte en lui fournissant des détails suffisamment précis afin de permettre le traitement de la plainte.
La personne responsable traitera votre plainte de manière confidentielle et effectuera auprès de vous un suivi par courriel au plus tard dans les trente (30) jours à compter de celui où elle a obtenu toutes les informations nécessaires à l’évaluation de la situation.
Si un délai supplémentaire était nécessaire pour le traitement de votre plainte, la personne responsable vous en informera par courriel avant l’expiration du délai de traitement de trente (30) jours.
Malgré le processus interne de traitement des plaintes, vous pouvez également formuler une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information. Évidemment, avant de procéder ainsi, nous vous invitons à vous adresser à la personne responsable et attendre que votre plainte ait été traitée à l’interne.
16.INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ
Dans le cas où nous étions informés d’un incident portant atteinte à la confidentialité de vos renseignements personnels et que cet incident représente un risque que vous subissiez un préjudice sérieux, nous vous en aviserons par écrit. Dans un tel cas, la Commission d’accès à l’information est également avisée.
Un incident de confidentialité consiste à tout accès, utilisation ou utilisation non autorisée d’un renseignement personnel, ainsi qu’à la perte de celui-ci ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
17.SÉCURITÉ TECHNOLOGIQUE
Les renseignements personnels que nous collectons par voie technologique sont conservés dans un environnement sécurisé et nos employés sont tenus de respecter leur confidentialité.
Nous prenons l’engagement de maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les innovations technologiques permettant d'assurer la protection de vos renseignements personnels.
Malgré les mesures de sécurité que nous appliquons, l’usage des technologies représente toujours un risque d’incident de confidentialité et vous devez en être conscient lorsque vous nous transmettez vos renseignements par un moyen technologique. Le risque zéro (0) n’existe pas.
18.APPROBATION, PUBLICATION ET MISE À JOUR
La présente politique est approuvée par la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Elle est publiée sur le site Internet de Desrosiers Hébert Avocats et diffusée de manière à atteindre les personnes concernées par les renseignements personnels que nous recueillons par voie technologique.
La politique pourrait être l’objet de modifications ou de mises à jour afin de s’adapter aux pratiques internes et aux lois applicables. Le cas échéant, nous ferons le nécessaire afin de notifier les personnes concernées de ces modifications ou mises à jour.
